No post anterior abordamos os principais conceitos das áreas de TI, e agora que você já sabe o que significa cada um deles, resta saber como são os sistemas, como funcionam e como evoluíram e desenvolveram para atingirem as funcionalidades atuais. Você sabe o que é um sistema ERP e qual a sua finalidade? Não? Então fique ligado e descubra!

A evolução dos Sistemas de Informação por Alexandre De Toni

Nas décadas de 70 e 80 a tecnologia de informação era considerada por muitos executivos como um mal necessário, referindo-se ao alto custo sem, no entanto, obter-se um retorno imediato, e os investimentos nessa área passaram a ser questionados. Entretanto, no final do século XX a tecnologia da informação se transformou em uma ferramenta fundamental para qualquer organização, pois com o uso das tecnologias disponíveis facilmente eram observados e gerenciados os processos. Assim tecnologia da informação ganha status de necessidade.

À medida que as organizações buscavam uma maior competitividade, o ciclo envolvendo o desenvolvimento dos produtos e serviços foram sendo reduzidos. Para alcançar esses resultados, a busca pela qualidade total e a reengenharia foram ferramentas bastante utilizadas. No entanto isso estava distante de solucionar dificuldades encontradas com a gestão interna dos processos organizacionais. Para atender essa demanda foram introduzidos os primeiros Sistemas Integrados de Gestão (ERP), que dentre outras facilidades, forneciam um controle automatizado dos processos, integrando todos os setores da organização. A seguir na Figura 1 detalha-se a forma de integração proporcionada pelos ERP (RODRIGUEZ, 2002); (MEIRELLES, 1994); (CBS CONSULTING, 2004).

Figura 1 – Estrutura típica de um sistema ERP

A ideia principal do ERP (Enterprise Resource Planning) ou Planejamento de Recursos Empresariais, não tem muito a ver com o que sugere o nome, ou seja, planejamento, e sim a de integração das informações. Através de um único software e uma base de dados central há uma troca de informações entre os setores de recursos humanos, financeiro e marketing, por exemplo, possibilitando um acompanhamento de um processo de forma ágil e precisa.

Com a necessidade cada vez mais latente em ser competitiva e estar a frente dos concorrentes, foi introduzida a tecnologia conhecida como Sistemas de Informação executiva ou Executive Information Systems (EIS).

Segundo Furlan, Ivo, Amaral (1994, p. 07), “Os EIS são sistemas computacionais destinados a satisfazer necessidades de informação dos executivos, visando eliminar a necessidade de intermediários entre estes e a tecnologia”. O termo EIS, foi criado no fim da década de 70 como resultado de trabalhos desenvolvidos por Rockart e Treacy, ambos pesquisadores do Massachusetts Institute of Technology (MIT). O EIS consiste em integrar todas as informações necessárias e disponíveis para que o executivo possa através de forma gráfica ou através de relatórios, fazer um acompanhamento e um controle do negócio em um único sistema de informação.

O EIS trabalha com uma base de dados única, seja física ou lógica, de forma que todas as informações ficam disponíveis para que o executivo possa tomar a decisão, pois tempo é dinheiro, e as decisões não esperam para ser tomadas. Para que as informações cheguem rapidamente as mãos dos executivos, são construídos dispositivos computacionais que permitam uma coleta de dados nas várias bases de dados da organização e cheguem rapidamente aos executivos.

O conceito de EIS muitas vezes é confundido com o de Sistemas de Apoio a Decisão (SAD) ou Decision Suport System (DSS), embora eles estejam relacionados, a diferença está no público-alvo que estes atendem e no foco dos problemas que os mesmos resolvem. Enquanto o EIS é projetado para disponibilizar informações para os executivos de forma display-only, ou seja, sem a manipulação dos dados, porém com a possibilidade da visualização em muitos níveis de detalhes (drill-down). O DSS é projetado para o nível intermediário de gerência, tornando possível a interação através de análises lógicas como what-if, as quais são indagações que possibilitam fazer previsões. Assim o usuário poderá saber de informações inferindo na forma de questionamentos como, por exemplo: “se eu tiver 10% de lucro na venda de um determinado produto, em 2 anos qual será o meu retorno”

O DSS surgiu estimulado pela grande crise do petróleo na década de 70, que obrigou os executivos a recorrerem aos recursos computacionais para garantirem o sucesso nos investimentos, através da análise de cenários e previsões. “Os modelos típicos dessa categoria eram os financeiros, do tipo cálculo de retorno de investimento, que se baseavam em modelos matemáticos (ou fórmulas) predefinidos para trabalhar variáveis informadas e projetar resultados ou uma situação futura”. DSS engloba vários sistemas que processam transações, basicamente faz acesso à base de dados sempre relacionando com outra base de modelos decisórios. O seu crescimento foi rápido dentro das organizações, pois havia muita necessidade de apoio a decisão nos vários níveis gerenciais.

Esta evolução continua com softwares voltados para o relacionamento com o cliente, fornecedores e que gerem realmente conhecimento para as empresas e não somente informações, já que é com o conhecimento em mãos que podemos agir e tomar decisões acertadas e não baseadas na intuição.

A evolução dos sistemas de gestão da informação: do GED à gestão do conhecimento

Na década de 80, com a explosão dos microcomputadores, surgiu a necessidade de gerenciar a grande quantidade de documentos armazenada em arquivos imensos nas empresas. Estes documentos foram digitalizados e armazenados em sistemas GED. Hoje, com quase 100% dos documentos nascendo em meio digital e com a evolução das tecnologias relacionadas, o foco passa a ser na recuperação destes documentos e na vantagem competitiva gerada a partir de uma gestão eficiente.

Para o CENADEM, GED é “um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital” [1].

A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas. A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos.

O amadurecimento de tecnologias de reconhecimento como OCR (Optical Character Recognition) viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas digitais.

A tecnologia de Workflow substitui o processo humano de trâmite de documentos em papel por imagens de documentos. Com a explosão da microinformática, a quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. As ferramentas para Gerenciamento de Documentos, Document Management (DM), respondem a esta necessidade.

A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM – Enterprise Report Management.

Hoje, na era da informação, a necessidade é compartilhar todos os documentos de maneira rápida e fácil utilizando a web e o html para tanto. Surge, então, os sistemas de gestão de conteúdo.

Gestão de conteúdo é o gerenciamento de informações, focando a captação, ajuste, distribuição e gerenciamento dos conteúdos para apoio ao processo de negócios de toda a empresa. Esses conteúdos podem ser estruturados ou não, procedentes de sistemas de Imagem, COLD, Gerenciamento de Documentos, sistemas legados, bancos de dados, arquivos nos diretórios e de qualquer outro arquivo digital como som, vídeo etc. A característica básica de uma solução de gestão de conteúdo é o oferecimento do acesso a todos os conteúdos da empresa através de uma interface única baseada em browser. As funcionalidades essenciais, dentre muitas outras, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem à medida que novos produtos de mercado chegam à maturidade são:

-Gestão de usuários e dos seus direitos (autenticação, autorização, auditoria);

-Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc);

-Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o conteúdo);

-Controle da qualidade de informação (com fluxo ou trâmite de documentos ou workflow);

-Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com mecanismos de busca);

-Gestão da interface com os usuários (atenção à usabilidade, arquitetura da informação);

-Sindicalização (syndication, disponibilização de informações em formatos XML visando seu agrupamento ou agregação de diferentes fontes);

-Gestão de configuração (gestão de versões);

-Gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e possibilidade de desfazê-las em caso de necessidade.

As principais áreas de aplicação são:

-Sítios editoriais: É talvez o tipo de sítio mais comum hoje na web, que assume natureza de mídia de comunicação. Um sítio deste tipo permite a um indivíduo ou a um grupo posicionar-se como fonte de informação, infomediário, ou veilleur sobre assuntos específicos. Apresenta-se sob

diferentes formas de acordo com o modelo econômico, o objetivo visado, e a tendência do momento.

-Comunidades de prática em linha: este tipo de sítio é o mais utilizado por comunidades dedicadas em desenvolver software livre. Uma comunidade em linha reúne pessoas que compartilham centros de interesse de ordem geral ou profissional, não se resumindo obviamente a códigos de programas.

Estes sítios oferecem a possibilidade de contribuir com informações na forma de artigos, notícias etc, e alertar a comunidade para informações disponíveis noutros lugares da web

-Portais corporativos: São aplicações que funcionam em intranets ou extranets, mas também podem ser acessadas pela Internet. Dentre vários benefícios, essas aplicações permitem capitalizer a informação, o conhecimento e a competência das organizações: idéias estruturadas ou não,

documentação, procedimentos administrativos, técnicos, de marketing etc.

A reunião de aplicativos específicos, desenvolvidos em plataformas de sistemas para gestão de conteúdo, caracteriza as ferramentas de portais corporativos. Portlets, mecanismos para notícias, eventos, etc, são módulos componentes destes aplicativos. Este é o estado de desenvolvimento em que se encontram os sistemas de portais corporativos nacionais.

Entretanto, a grande possibilidade de aumentar a relevância da informação recuperada é o relacionamento semântico entre os objetos. Este consiste em considerar todos os atores e artefatos envolvidos no contexto de gestão do conhecimento como objetos. A partir do desenho de uma ontologia para ligação semântica entre os objetos, o usuário relaciona o conteúdo adicionado com uma determinada classe na ontologia. Então, na recuperação, é possível associar estes objetos, oferecendo para o usuário exatamente o conhecimento armazenado anteriormente. Conhecimento,

neste contexto, é considerado como a relação semântica entre objetos de informação.

Este é o caminho de evolução natural, que a maioria dos sistemas de gestão de conteúdo e de GED devem seguir, ou já estão seguindo, para suportar a eminente demanda de gestão do conhecimento por parte das organizações. Contudo, a experiência do usuário certamente sera revolucionada, o que aumenta o potencial da informação recuperada, oferecendo as organizações

que fizerem uso destes sistemas uma vantagem competitiva considerável no que tange a gestão do conhecimento.

Por Fernando Silva Parreiras

[1] “CENADEM”

[2] BAX, Marcello P., PARREIRAS, Fernando S. Gestão de conteúdo com softwares livres. In: KM

BRASIL, 2003, São Paulo, Anais…

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